Metodologia SAAS Centralizado do SISP

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A Metodologia de Software como Serviço Centralizado do SISP tem o objetivo de descrever uma metodologia para prospectar soluções para as maiores necessidades (áreas) do SISP a fim de serem disponibilizadas como serviço e no Portal do Software Público.

Introdução[editar]

O Sistema de Administração dos Recursos de Tecnologia da Informação (SISP) tem o objetivo de organizar a operação, controle, supervisão e coordenação dos recursos de informação e informática da administração direta, autárquica e fundacional do Poder Executivo Federal.

A Secretaria de Tecnologia de Informação (STI), Órgão Central do SISP, vem, nos últimos anos, organizando os recursos de Tecnologia de Informação (TI) no sentido de economizar custos e reduzir os esforços para a administração destes recursos.

Sabe-se que há iniciativas isoladas das áreas de TI do Governo Federal para desenvolvimento e aquisição de softwares administrativos para finalidades idênticas ou semelhantes, ocasionando desperdício de recursos em virtude da sobreposição de investimentos. Esta afirmação é verificada no Catálogo de Software do SISP que aponta, por exemplo, um total de 201 soluções para a área de Recursos Humanos num total de 105 órgãos pesquisados. Sendo assim o projeto pretende conjugar esforços para disponibilização de soluções comuns aos órgãos.

Metodologia Software como Serviço do SISP[editar]

A STI, com o objetivo de elaborar uma metodologia para prospecção de softwares para atender às maiores necessidades do SISP, desenvolveu um fluxo de trabalho com etapas para a escolha de áreas e, posteriormente, dos softwares a serem oferecidos como serviço para os órgãos do SISP. As etapas da metodologia estão descritas a seguir (desenhar fluxo de trabalho).

Primeira Etapa: Definição da Área de Negócio[editar]

A STI, com o objetivo de elaborar uma metodologia para prospecção de softwares para atender às maiores necessidades do SISP, desenvolveu um fluxo de trabalho com etapas para a escolha de áreas e, posteriormente, dos softwares a serem oferecidos como serviço para os órgãos do SISP. A primeira etapa do projeto é a definição de metodologia para levantamento de critérios para escolha da área de maior necessidade do SISP. As áreas de negócio a serem consideradas serão mapeadas de acordo com os seguintes instrumentos:

Catálogo de Software do SISP 
Inventário dos principais sistemas de informação utilizados pelo SISP, assim como a identificação das necessidades carentes de sistemas de informação dos órgãos. Com essas informações é possível identificar as áreas de negócio com as maiores necessidades de solução. Disponível em:
Relatório de Avaliação por Área de Gestão nº 4 (RAG4) 
O RAG nº 4 do Ministério da Transparência, Fiscalização e Controladoria-Geral da União (MTFC) publicado em 2015 avaliou o alcance e efetividade do Programa do Software Público Brasileiro (SPB) e do antigo Catálogo de Software. Com os levantamentos realizados, foi possível identificar a sobreposição de investimentos em soluções distintas para finalidades idênticas ou semelhantes nos órgãos do SISP.

Para cada critério foram estabelecidos a descrição do dado, a fonte do dado, a escala a ser utilizada, a forma de coleta e um peso. Os pesos foram atribuídos de acordo com a importância de cada critério e a fonte de dados. O critério Potencial de Economia, por exemplo, obteve peso 3 devido a sua fonte de dados ser menos precisa do que o critério de Potencial de Utilização. As escalas foram definidas com base nos instrumentos de coleta.

A seguir apresentamos a lista de critérios que serão utilizadas para a priorização das áreas de negócio:

1. Potencial de Melhoria no processo 
Potencial de benefícios que a implantação de um software para esta área poderia gerar no processo de trabalho.
2. Potencial de Economia 
Potencial de economia que a implantação de um software para esta área poderia gerar. Para identificar o quanto um software aplicado a uma área é capaz de economizar em recursos, supondo que o desenvolvimento de uma solução centralizada seja capaz de atender as necessidades de diversos órgãos, é necessário mapear os gastos com o desenvolvimento de software nesta área. No entanto, não foi possível identificar uma fonte de dados que seja capaz de fornecer essas informações de forma precisa. Sendo assim tentou-se identificar, dentro do conjunto de informações disponíveis, uma maneira de mapear os gastos utilizando outros indicadores. Esse indicador escolhido determina a quantidade de softwares desenvolvidos, adquiridos ou em produção uma determinada área de negócio identificada através do Catálogo de Software do SISP.
3. Potencial Estratégico 
Potencial estratégico que a área de negócio tem para a STI.
4. Potencial de Utilização 
Potencial de utilização que a implantação de um software para esta área tem para o SISP.


As informações básicas dos critérios de priorização estão descritas a seguir:

Critério Dado Fonte de Dados Forma de Coleta Escala Peso
Potencial de Melhoria no Processo Conhecimento da Área de Negócio Área de Negócio Entrevista 1 (muito baixa)
2 (baixa)
3 (média)
4 (alta)
5 (muito alta)
4
Potencial de Economia Quantidade de softwares desta área que estão sendo desenvolvidos, adquiridos ou estão em produção Catálogo de Software Análise do Catálogo de Software 1-40 (muito baixa)
40-80 (baixa)
80-120 (média)
120-160 (alta)
160+ (muito alta)
3
Potencial Estratégico Conhecimento da Alta Gestão da STI Alta gestão da STI Entrevista 1 (muito baixa)
2 (baixa)
3 (média)
4 (alta)
5 (muito alta)
3
Potencial de Utilização Número de órgãos com necessidade de software nesta área Catálogo de Software e RAG4 Análise dos dados do Catálogo de Software e do RAG4 0-20 (muito baixa)
21-40 (baixa)
41-60 (média)
61-80 (alta)
80+ (muito alta)
5


Para consolidar o trabalho e padronizar o processo foi criado o modelo da Planilha de Priorização, onde serão preenchidos os critérios de acordo com cada área de negócio. Após esse preenchimento a planilha estará pronta para calcular a nota de cada área. A nota é composta da seguinte maneira: (C1*P1)+(C2*P2)+(C3*P3)+(C4*P4), onde C é igual ao nível do critério escolhido (1 a 5) e o P é igual a peso do critério.

No fim deste processo de preenchimento, obtém-se uma planilha priorizada e ordenada com as áreas de negócio com maior relevância, de acordo com a nota obtida. No caso de empate recomenda-se considerar as hierarquias de critérios abaixo para o desempate, na seguinte ordem: (I) Potencial de utilização, (II) Potencial de economia, (III) Potencial estratégico para a STI e (IV) Melhoria do Processo.

Como ilustrado pela figura abaixo, segue um exemplo da planilha aplicada:

Exemplo de aplicação na Planilha de Priorização

No exemplo acima, após aplicação dos critérios em cada área de negócio, concluiu-se que a área de Recursos Humanos seria priorizada pela STI por receber a maior nota. A partir daí a STI buscará softwares nesta área para oferecer de maneira centralizada aos órgãos do SISP.

Segunda Etapa: Critérios Negociais[editar]

A segunda etapa do projeto, consiste na definição de metodologia para levantamento de critérios negociais da área de negócio com maior pontuação na etapa anterior, isto é, a área que terá a necessidade de software atendida. Nessa etapa, serão levantados os requisitos funcionais e não funcionais da área escolhida. Podem ser realizadas reuniões, entrevistas, brainstorming, entre outras técnicas, juntamente a área de negócio da necessidade a ser atendida. Todas essas informações serão consolidadas na Lista de Funcionalidades Essenciais (anexo I). Nesse documento as funcionalidades não serão detalhadas, apenas elencadas as mais importantes. Serão agrupadas por tipo (funcionais e não funcionais) com apenas o nome da funcionalidade e sua descrição.

Essas funcionalidades serão classificadas, conforme os seguintes critérios: “crítica”, “importante” e “útil”. Entende-se que uma funcionalidade classificada como “crítica” possui um alto nível de importância para o cliente, ou seja, sem essa funcionalidade o sistema se torna inaceitável. As funcionalidades classificadas como “importante”, são funcionalidades que agregam valor para o cliente na medida em que são implementadas. Já as classificadas como “útil”, podem ser implementados na medida em que houver disponibilidade de recursos para o seu desenvolvimento. Na Figura 2, é apresentado um exemplo de sistema de controle de estoque, o qual foram preenchido os campos presentes na Lista de Funcionalidades Essenciais.

Planilha de Funcionalidades Essenciais

Caso seja necessário, recomenda-se mapear o fluxo de trabalho para identificar melhor os pontos críticos, importantes e úteis da área para, posteriormente, selecionar a solução mais adequada para a necessidade. Antes de iniciar o trabalho, deve ficar muito claro e explícito em todo o processo os objetivos e os benefícios que serão alcançados com a utilização de uma ferramenta ou a substituição da atual por uma que atenda aos requisitos destacados neste trabalho.

Terceira Etapa: Prospecção de Soluções[editar]

Após o levantamento dos critérios negociais e técnicos que são necessários para atender a área de negócio, é necessário pesquisar, nas diversas fontes disponíveis, softwares candidatos a atender aos requisitos elaborados.

Preferencialmente a pesquisa deve ocorrer no âmbito do SISP pois espera-se que os critérios negociais dos softwares em operação sejam mais alinhados com os requisitos levantados, uma vez que operam no mesmo conjunto de órgãos. Caso não seja possível encontrar uma solução nas fontes elencadas neste modelo, recomendamos a procura de um software livre.

Em último caso, caso não seja possível elencar nenhum software candidato, então é recomendado seguir o fluxo de disponibilização e efetuar uma consulta pública com os requisitos para avaliar a possibilidade de efetuar uma contratação.

Esta etapa foi dividida em duas fases, a primeira, chamada de Levantamento, tem como objetivo identificar possíveis soluções que atendam aos requisitos. Os softwares identificados são dispostos em uma Planilha de Software Candidatos. Nesta fase é possível que a lista de soluções seja extensa, a depender da área de negócio escolhida, por isso foram elencados alguns critérios que podem ser usados para ordenar e priorizar essa lista. Ao final desta fase, obtém-se uma planilha ordenada com os softwares que serão analisados.

A segunda fase, denominada Análise, tem como objetivo examinar a lista de softwares levantados na primeira fase para determinar as soluções mais alinhadas com os requisitos levantados. Ao fim desta fase são elencados as melhores opções para as próximas etapas, de análise técnica e apresentação da solução para a comunidade.

Primeira Fase: Levantamento[editar]

Para a fase de levantamento, este modelo para prospecção de soluções sugere algumas fontes para a pesquisa de softwares que atendam aos requisitos levantados, tais como:

Catálogo de Software do SISP
Utilizando a Planilha do Catálogo de Software consolidada (disponível em Catálogo de Software):
  1. De acordo com a área definida, identificar as categorias de classificação do software e filtrar por categoria 1, 2 e 3.
  2. Selecionar, no conjunto de softwares filtrados, os melhores candidatos, eliminando aqueles cujas descrições não estão relacionadas às soluções procuradas.
  3. Preencher a Planilha de Softwares Candidatos com as soluções encontradas.
Portal do Software Público Brasileiro (SPB)
Analisar o conjunto de softwares disponíveis no Portal do SPB:
  1. De acordo com a área definida, selecionar os melhores candidatos disponíveis no portal que atenda aos requisitos levantados.
  2. Preencher a Planilha de Softwares Candidatos com as soluções encontradas.
Base de conhecimento interna
Buscar informações de experiências anteriores entre os servidores da STI sobre softwares e soluções da área definida:
  1. Buscar informações de experiências entre os ATIs do SISP sobre softwares e soluções da área definida.
  2. Preencher a Planilha de Softwares Candidatos.

Os critérios de priorização foram elaborados com base nas informações contidas no Catálogo de Software do SISP, a principal fonte de informações sobre softwares do SISP. Porém é possível adaptar estes critérios para as outras bases, como o Portal do Software Público Brasileiro ou a base de conhecimento interno. No entanto recomenda-se realizar esta priorização apenas se lista de soluções seja muito extensa ou complexa. Observando informações básicas dos softwares levantados, e pontuando cada uma delas, é possível identificar as soluções mais alinhadas com o objetivo do projeto para, posteriormente, na fase de análise, examinar os requisitos funcionais destas soluções. Após aplicar a pontuação na Planilha de Softwares Candidatos, ordena-se a planilha para obter a lista dos softwares com maior chance de sucesso no topo.

Critério Descrição Pontuação
Finalidade/Descrição Priorização dos softwares por meio de uma análise da descrição fornecida do software 1 (descrição pouco alinhada)
3 (descrição muito alinhada)
Compartilhar Priorização de acordo com disponibilidade de compartilhamento do software para outros órgãos do SISP 0 (não)
1 (sim)
Nível de satisfação com o uso Priorização de acordo com o nível de satisfação do órgão ou usuário com o software reportado 0 (vazio)
1 (não atende ao que se propõe)
2 (precisa melhorar)
3 (atende às expectativas)
4 (supera as expectativas)
Situação Priorização de acordo com a situação do software 0 (vazio)
1 (em desenvolvimento)
2 (em processo de compra)
3 (em produção)
Tipo de aquisição Priorização de acordo com o tipo de aquisição do software 0 (vazio)
1 (compra)
2 (desenvolvimento)
3(sem custo)

Segunda Fase: Análise dos Softwares[editar]

Para a fase de análise dos softwares candidatos, recomenda-se elaborar um formulário de pesquisa a fim de levantar quais são os requisitos de negócio destes softwares, para que seja feito um cruzamento com os critérios negociais desejados. Caso a lista de soluções identificadas pela fase de Levantamento seja muito extensa, a fase de análise deve limitar o número de softwares candidatos a serem examinados de acordo com a ordenação dos softwares com maiores chances de sucesso definida pela etapa anterior. Para tal, existem sistemas de elaboração de formulários de pesquisas que são utilizados de forma gratuita:

O formulário deve conter as seguintes informações, conforme detalhado no anexo II:

  • Nome do Órgão
  • Nome do contato
  • Telefone e e-mail do contato
  • Nome da Solução
  • Descrição da Solução
  • Checklist de Critérios Negociais: Requisitos funcionais e não funcionais levantados na segunda etapa do projeto. Para cada requisito elencado, uma pergunta deve ser criada permitindo ao entrevistado responder se sua solução contempla o requisito.
  • Dados complementares do Catálogo de Software

Após o processo de coleta de dados, os resultados dos formulários devem ser examinados e os softwares devem ser reordenados na Planilha de Softwares Candidatos, utilizando apenas o critério abaixo:

Critério Descrição Pontuação
Completude dos requisitos Priorização de acordo com o percentual de completude dos requisitos negociais presente no software reportado Se um software X contempla 80% dos requisitos, ele recebe 80 pontos e fica no topo da lista quando comparado com um software Y que possui apenas 40% dos requisitos, ou seja, 40 pontos
Consolidação
O produto final desta etapa do modelo é a Planilha de Softwares Candidatos consolidada, resultando em uma lista ordenada de softwares que melhor se adequam aos requisitos negociais levantados para a área de negócio escolhida.